Гугл Календарь — удобный инструмент для планирования дел


Содержание материала:

Работа с гугл календарем

Как сделать планирование в гугл календаре

Здравствуйте уважаемые читатели!

В этой статье я хочу сделать для вас обзор одного очень полезного инструмента от гугла для управления временем и планирования задач. Он очень хорошо подойдёт для деятельных людей, которые постоянно чем-то занимаются.

Лично мне календарь необходим для планирования моей работы по этому блогу. Этот инструмент называется гугл календарь.

Итак приступим, для начала заходим в поисковик и вводим там Google календарь, после этого нас перебрасывает на страницу поисковой выдачи в моём случае это яндекс.

Первым сайтом идёт гугл календарь. Нажимаю и попадаю в панель календаря. Если у вас нет аккаунта от гугла, то тогда вам необходимо будет его завести.

Буду делать календарь на месяц, поэтому перехожу на месячный вид календаря, таким образом на экране монитора получился весь месяц перед глазами. Вы можете делать календарь на тот период времени, который нужен вам.

Я хочу сделать календарь с несколькими событиями ежедневно, и они буду выделены разными цветами. Для этого мне нужно создать несколько календарей и делается это через кнопку Создать в пункте Мои календари. Нажимаем её и создаём ещё один календарь.

В поле Название я написал Наполнение и нажимаю кнопку создать.

Затем захожу в Мои календари выбираю календарь Наполнение и здесь я могу выбрать цвет моего будущего календаря. Я выбрал зелёный. Затем создаю ещё один календарь и называю его Продвижение, выбираю синий цвет.

А вот основной календарь в который я захожу через пункт Настройки меняю на Администрирование. Таким образом у меня получилось три календаря, которые я создал и помимо них ещё два уже были созданы это Дни рождения и Напоминания.

Теперь на каждый вид календаря я могу создавать свои события. Я решил запланировать написание 6 постов в неделю с понедельника по субботу. Воскресенье выходной. При этом в определённый день недели будет пост по своей теме:

  • Пн. — пост – в виде обзора
  • Вт. — пост – в виде вопроса
  • Ср. — пост – в виде мнения
  • Чт. — пост – в виде списка
  • Пт. — пост – в виде ссылки
  • Сб. — пост – в виде решения проблемы

Допустим в первое число месяца я решил сделать днём идей, что писать на блоге весь месяц. Таким образом я выбираю 1 число ноября нажав левой кнопкой мыши и пишу Идеи блога, после этого ниже выбираю календарь Администрирование. Ура! Первое мероприятие создано!

Затем я опять выбираю первое ноября это у нас вторник и во вторник по плану у меня пост в виде вопроса. Посты относятся к календарю Наполнение. При этом посты вопросы у меня запланированы на все вторники месяца, поэтому я нажимаю на созданный пост в календаре и выбираю пункт – Изменить мероприятие.

В новом окне я ставлю галочку под числами в пункте – Повторяющееся мероприятие, и в появившемся окне выбираю – Каждую неделю – Вторник, нажимаю Готово и Сохранить большую красную кнопку в левом верхнем углу.

Таким образом в календаре во всех вторниках месяца появился Пост вопрос.

Далее тем же способом я заполняю каждый день недели по постам. Добавив задачи из Администрирования на каждую субботу – Планирование постов, а также Анализ статистики блога на последний день месяца.

Также у меня есть задачи Продвижения — Комментирование, Участие в форумах, Написание гостевых постов, которые я запланировал на три дня недели:

В итоге у меня получился вот такой вот готовый календарь на месяц от гугл.

Таким образом в ноябре у меня получилось 26 дней в которые я буду работать по блогу. Из них первый и последний день содержат по 3 задачи, 16 дней по 2 задачи и 8 дней по одной задаче.

Гугл календарь очень удобный планировщик, лёгкий в освоении и способный помочь вам в составлении планов на любой временной срок. Рекомендую вам пользоваться этим инструментом в вашем планировании.

При необходимости его можно распечатать делается это из вкладки — Ещё.

Также можно сохранить календарь на свой компьютер.

Надеюсь статья будет вам полезной, если возникнут какие-то вопросы пишите в комментариях постараюсь найти ответ.

Google Calendar как инструмент управления проектами

Календарь Google — удобный сервис для управления расписанием встреч и мероприятий, но этим его возможности не ограничиваются. Совместное использование, внутренний поиск и неограниченное количество календарей позволяют использовать Google Calendar в качестве простейшего, но тем не менее мощного инструмента управления проектами.
Andrea Vascellari, CEO digital-агентства itive.net, делится личным опытом в этой статье.
Приблизительный размер статьи ≈ 3 страницы.

Отдельный календарь для каждого проекта. См. скриншот ниже. Чтобы сохранить конфиденциальность клиентов, я временно изменил названия своих календарей. Но способ нейминга должен быть понятен: сначала мы указываем год (12-2012, 11=2011 и т.д.), а после него “название проекта”. Использование подобной системы названий помогает сохранять порядок календарей и упрощает поиск по ним.

Совместное использование. Вы можете открыть доступ к календарю участникам команды, которые задействованы в проекте. Можно даже открыть доступ к календарю для клиента, если он считает необходимым следить за развитием проекта. Несколько раз у меня возникала такая необходимость.

Уведомления и оповещения. После внесения новой записи кликните по ней и выберите “Изменить мероприятие”. После этого вы сможете “Добавить гостей”, введя адреса электронной почты тех участников команды, которых хотите оповестить о своей записи. Можно сразу добавить несколько адресов, но убедитесь, что предварительно вы открыли им общий доступ к календарю. Удобно, что “информация о мероприятии” автоматически включается в ваше сообщение.

Хронология проекта. Внося задачи в календарь, вы автоматически превращаете его в детальный план проекта. Мне больше всего нравится просматривать календари в виде “Повестка дня”, так очень четко видны все предстоящие дедлайны.

Управление доступом клиента. Как я уже писал выше, иногда бывает необходимо открыть доступ к проекту для клиента. С опытом пришло понимание того, что в этом случае лучше вести два отдельных календаря. В одном будут содержаться технические детали для работы вашей команды, а во втором — вся существенная информация для клиента (текущие результаты, дедлайны, ключевая информация, встречи и т.д.). Для еще более крупных проектов можно создавать специальные календари для различных подразделений/команд.

Принятие решений. В ходе каждого проекта возникает множество проблем и спорных вопросов. Зачастую эти проблемы возникают во время работы над собственными задачами.
Как в этом случае может помочь Google Calendar? Участник нашей команды, у которого возникла проблема, вносит ее в календарь как “событие на весь день” и ставит в начале свое имя. Это позволяет остальным членам команды, которые знают как/могут решить эту проблему, обратить на нее внимание и оказать помощь либо подсказать что-то, отредактировав запись. В случае успешного решения, запись помечается как «РЕШЕНО». Если в конце дня решение проблемы все еще не найдено, то ее можно перенести (кликнуть и перетянуть) на следующий день или иную дату.
Возможно, на первый взгляд все это покажется сложным, но я гарантирую, что как только вы попробуете, скорость и качество вашей командной работы выйдут на новый уровень. Вы словно получаете в свое распоряжение всегда доступный канал взаимопомощи. Естественно, внутренняя организация работы в вашей компании может иметь свои особенности, которые нужно учитывать.

Хэштеги #. Я уже упоминал использование хэштегов для организации информации в нескольких своих постах, теперь остановлюсь на этом подробнее.
В Google Calendar есть возможность внутреннего поиска (я никогда не устану это повторять). Это так важно потому, что функция поиска превращает календарь в базу данных. А использование хэштегов в записях облегчает их поиск и отслеживание. Мы создаем уникальный хэштег для каждого проекта и используем его везде: в твитах, общих документах и т.д. Зачем? Когда я выполняю поиск по конкретному хэштегу, я получаю полный список выполненных задач с указанием даты и времени. Вот здесь все становится действительно интересно, см. следующий пункт…

Экспорт данных. Каждый календарь, результат поиска или способ просмотра (день, неделя, месяц, 4 дня, повестка дня) можно распечатать или сохранить в PDF. Это весьма полезно, когда нужно получить сводку результатов о проделанной работе (с помощью поиска по определенному хэштегу) или получить список предстоящих задач по проекту (лично я предпочитаю для этого распечатывать/сохранять в PDF “Повестку дня”).
Поверьте, все еще попадаются клиенты, которые просят данные в PDF. Это особенно актуально для работы с государственными и публичными организациями, которым нужно обязательно иметь бумажную копию всех документов.

Всегда под рукой. Я все время в бегах и мне нужно иметь постоянный доступ к своим календарям. Лучшим способом добиться этого, из тех, что я знаю, является синхронизация календарей с айфоном через iCal. Преимущества такой синхронизации:

  • все изменения в календарях отображаются в реальном времени;
  • автоматический бэкап всех данных на случай проблем с телефоном или компьютером;
  • доступность календарей с любого устройства, даже если своего компьютера или телефона нет под рукой (один раз я попал в такую ситуацию, и эта возможность в прямом смысле “спасла меня”).

Google Calendar является отличным инструментом благодаря своей доступности и простоте. В этом посте я рассказал о своих секретах и советах по использованию этого сервиса, но уверен, что существует и множество других — поделитесь ими в комментариях!

Гугл Календарь — удобный инструмент для планирования дел

В 2020 году только единицы обладают «суперспособностями» такими как:

  • доводить начатое до конца
  • действовать без ожидания вдохновения и мотиваций
  • всегда знать, что делать дальше без раскачки и обдумываний
  • быть в нужном месте в нужное время
  • завершать дела в срок

Однако в основе этих «суперсил» один простой навык — планирование.

Уже много лет команда GoldCoach использует для планирования Google Календарь.

Его главное преимущество в том, что он визуальный.

Когда вы видите свою неделю наперед, то чувствуете спокойствие, стабильность.

И сейчас я покажу вам процесс, как планировать быстро с помощью Google Календаря.

Этап I. Подготовка к планированию

Шаг 1. Запланируйте планирование

В планировании важно регулярно выделять время на это. Поэтому для начала выработайте привычку каждое утро или вечер открывать свой Evernote и кадендарь для планирования.

Планируйте следующий день, вносите коррективы, что-то отменяйте, что-то добавляйте. Выделяйте на это до 30 минут.

Шаг 2. Освободите мозг от текучки.

До начала планирования выпишите всю свою текучку и рутину отдельными списками.

Текучка – это все мелкие задачи, которые текут потоком, и их невозможно обойти. Оплата счетов, ответы на письма, бронирование помещений… У каждого своя текучка.

Ошибка – держать это все в голове и думать: «Я и так это делаю, чего мне это записывать».

Без контроля текучка растягивается на весь день, сжирая фокус и эффективность.

Поэтому оформите в список все, что вам необходимо делать каждый день, неделю, раз в месяц. Выделите на это конкретные часы. И каждый раз обрабатывайте текучку в одно и тоже время (это легко сделать, если использовать мой любимый «Электронный Мозг»).

Каждый раз привычка делать быстро и качественно будет закрепляться. И текучка будет занимать все меньше времени.

Этап II. Планирование

Чтобы все задачи не были сплошным черно-белым полотном, выделяйте задачи разного типа разными цветами. Так вы всегда сможете беглым взглядом оценить, что будет главным на этой неделе.

Шаг 1. Запланируйте встречи

Встречи — это все контакты с другими людьми: общение с клиентами, длинные переговоры со скайпу, важные созвоны, планерки, собрания, совещания, деловые обеды, походы в кино, тренировки, свидания и т.д.

Вносите все встречи в Google Календарь сразу и добавляйте участников — это легко сделать одной кнопкой, зная электронный адрес человека, нужного на встрече.

В описании встречи сформулируйте все вопросы и задачи, которые нужно решить. Не держите это в голове, просто в момент встречи (или подготовки к ней) откройте на своем гаджете программу и прочитайте все необходимое.

Если вы переносите встречу или изменяете ее описание, это сразу отобразится у всех участников.

Шаг 2. Запланируйте личное время


Дальше запланируйте время для себя: утреннюю зарядку, спортзал, утреннюю/вечернюю рутины, все приемы пищи, поход в магазин за продуктами, дорогу и, конечно, время для обучения, развития, чтения.

Так вы увидите полную картину дня и в потоке дел не забудете о важных вещах.

Шаг 3. Запланируйте «буфер свободы»

Планируя день, всегда оставляйте свободными 2 часа для всех неожиданностей и форс-мажоров.

Планируя все до минуты, вы, скорее всего, сорветесь, и все полетит к чертям. Любая пробка, задержка транспорта, случайный разговор, внезапная задача, и снова начнутся опоздания, просроченные задачи и невыполненные обещания.

Однако, когда у вас есть «буфер свободы», все намного проще, и стресса нет.

Можете поставить буфер в виде пустых граф в Google Календаре, подписав их как «буфер».

Шаг 4. Стратегическое планирование недели

Этот шаг рекомендую делать 1 раз в неделю, по воскресеньям.

Вначале ответьте на три вопроса:

1. Какой результат я хочу в конце следующей недели?

Формулируйте четкие, измеримые цели, определив, что вы хотите сделать.

2. Что для этого нужно сделать?

Спланируйте. Разбейте на мелкие шаги и пункты все то, что нужно сделать. Сформулируйте дедлайны, установите сроки. Учитывайте, что сложную умственную работу лучше запланировать на тихое время, когда можно отключить телефон, мессенджеры и когда вас не будут тревожить.

3. Когда это нужно сделать?

Внесите в календарь время, когда вы будуте выполнять задачи.

Этап III. Действия

Каждое утро начинайте с просмотров задач на неделю и конкретных задач на сегодня. Так выработается привычка жить сфокусировано и удерживать в приоритете свои цели.

Еще есть три простых правила:

  • Когда работаете над проектом, отключите все соцсети и мессенджеры, уберите все со стола, телефон переведите в автономный режим. Так вы удержите фокус на задаче и получите результат быстрее.
  • Завершив дело, откройте Google Календарь или «Электронный мозг» и определите следующую встречу или действие. Приступайте к нему без откладываний.
  • Каждое воскресенье оценивайте продуктивность своей недели по шкале от 1 до 10. По тому, сколько задач вы успели завершить, насколько были продуктивными встречи.
Топ-пост этого месяца:  Адаптивный веб-дизайн

Если оценка ниже 7, то ответьте себе честно, почему так произошло, и планируйте следующую неделю.

3 главные ошибки при внедрении планирования через Google Календарь

  • Забить все время встречами и умирать от усталости

Переутомление забирает силы и фокус, и вы теряете эффективность. Поэтому делайте паузы между задачами по 5-10 минут, после 4 блоков отдыхайте минимум 30 минут.

  • Игнорировать текущие дела

Если вы не запланировали выполнение текучки, то мессенджеры, телефон и почту разорвет от входящих. При этом вы рискуете упустить что-то важное в бизнесе. И в результате в один прекрасный день вас накроет лавиной срочных задач, которые поглотят все ваше время.

  • Думать, что все пойдет четко по плану

Будьте готовы к тому, что все пойдет не по вашим планам (особенно если вы планируете впервые).

Все начнет срываться, лететь к чертям и не ладиться на каждом шагу. Это нормально!

В этом случае выдохните и скажите себе:

«Все, что происходит сейчас, закономерно и ожидаемо. Планирование и контроль своей жизни – это главнейший навык, который дорогого стоит. Я 20-30-50 лет жил без организации и порядка в делах. И чуда за неделю не произойдет.

Мне нужно 2-3 месяца на выработку привычки и навыка, чтобы все начало происходить автоматически, и я наслаждался результатами».

Сопротивление — признак того, что вы вышли из зоны комфорта и двигаетесь в правильном направлении.

P. S. Растягиваете работу на целый день?

Не можете расслабиться на выходных, так как вас ждет огромная стопка незаконченных задач?

Не хватает времени даже на себя?

Если вы ответили «да» хотя бы на 1 вопрос, тогда вам срочно нужно научиться планировать правильно, чтобы на все хватало времени и при этом не было стресса!

Этому можно учиться самому путем тех самых глупых «проб и ошибок».

А можно скачать простой чек-лист, как планировать.

Этот чек-лист мы тестировали более 152 раз в 2020 году (работает 100%).

И сейчас в качестве подарка к бизнес-сезону мы предлагаем вам скачать его бесплатно: >>>Скачать тут

SMMщику: лучшие инструменты для планирования

В статье «СММщику-фрилансеру: учимся планировать день» я рассказывал о базисных вещах для планирования. Сегодня расскажу об инструментах, которые помогают мне в планировании.

Трело

Все мое планирование вертится вокруг Трело, тут мне удобно работать со связкой сервис Трело + бот Трело в Телеграме.

Система была бы идеальной, если Телеграм бот умел бы присылать уведомления о дедлайнах.

Телеграм бота можно быстро открыть и записать задачу. Появилась идея, дали задачу, обнаружил неполадки в статье и надо исправить — открываю Телеграм и пишу задачу, которая чаще всего улетает в лист «To Do».
Задачи по встречам, когда нужно кому-то позвонить или куда-то уехать и с кем-то встретиться отправляются в гугл-календарь, но об этом расскажу дальше.

В Трело веду два типа досок: доски хранения и доски контроля дел.
Доска хранения. Их много, для каждого серьёзного и долгосрочного проекта создаю доски, в которой храню контакты, файлы, инсайты, договора и прочее. Никогда не знаешь что может понадобиться, а потом искать это в десяти чатах и сотнях писем? Ну уж нет.

Получаю какой-то важный файл, или ссылку — создаю карточку в доску для хранения, если вдруг что-то понадобится, я знаю где искать.

Доска контроля — одна доска, с которой я постоянно работаю, в ней листы «To Do» — что хочу сделать и тех дел, которые надо сделать в такие-то дни. Неделя разбита на двудневки, задачи из «To Do» перекочуют в лист двудневки, а потом в лист «Done». В двудневках размещаю и встречи, в карточках встречи удобно хранить ссылки на материалы и результаты встречи.

Все что я записываю в «To Do» — надо сделать. Не имеет значения важная это задача, относится она к клиентским проектам или это важное для работы, или это то, за что я ответственный, но сам не делаю, или это к стоматологу сходить. Все теги, бирки и прочее — лишнее усложнение, максимум что я делаю здесь, ставлю дедлайны, если по каким-то причинам нужно сделать к определенному сроку.

Почему листы разбит по двудневкам? Так все листы помещаются на одном экране и есть небольшая свобода: сегодня не хочу делать «Большую задачу», поэтому я сделаю «Четыре маленьких», а «большую» на завтра.

Рабочая доска Трело

В карточках удобно складывать ссылки и файлы результатов работы, а ещё писать инсайты по работе.

Помидоро

Помидоро — техника фокусирования на одной задаче в течение нескольких минут. Запускаете таймер на 25 минут, за это время нужно делать работу не отвлекаясь на ерунду.
С помощью Помидоро я победил прокрастинацию и лень. Договариваюсь сам с собой, что если после одного помидора я не захочу продолжить работу, я могу делать всё, что захочу. Обычно после 10-15 минут я втягиваюсь и уже сам хочу работать дальше. Этот прием помогает, когда нужно писать большие и сложные статьи, которые все время отодвигаешь «на потом».
Я использую приложение Be Focused, горячими клавишами запускаю таймер, а перед работой прописываю в таймере, какие задачи хочу сегодня сделать. Так можно отследить эффективность выполнения задач.

После двух-трех сессий сфокусированной работы, могу вернуться в соцсети и проверить входящие.

Be Focused: заканчивается четвертая сессия работы

Музыка

Экспериментируйте! Проверьте как работается под музыкой, под звуки природы и в тишине.
Мне комфортнее всего работать в тишине, музыка отвлекает, сбивает. Когда вокруг меня слишком шумно и мне сложно сфокусироваться, я включаю звуки моря или дождя, это помогает заглушить посторонние звуки.

Сервис, который составляет подборку музыки под настроение: inmood.ru
Звуки природы: 7room

Гугл-календарь

Трело — кайфовый, но не умеет пинать меня и показывать уведомления, для некоторых вещей это важно, поэтому я использую календарь.


Настроить напоминания в календарях

Зайдите в календарь, тапните на плюсик. Если хотите создать повторяющую напоминалку, выберите «Цель», если нужно напомнить о встрече, мастер-классе, вебинаре. «Мероприятие» — если нужно сделать какое-то дело «Напоминание».

Например, я могу запланировать позвонить клиенту, когда приду в кафе. Для этого я настраиваю напоминалку так, чтобы она сработала в геоточке кафе.

Создаете Цель — каждый день напоминать вам о «составлении списка дел» и вторую цель «проверить список». Теперь ваша задача продержаться хотя бы 21 день подряд, говорят, после этого привычка будет как родная.
Нажимая на кнопку «Сделано», вы показывает календарю, что выполнили задание. Если раскрыть получившееся напоминание, можно отследить процесс, как работали на этой неделе, в этом месяце.

Смотрите на скриншоты восемь и девять. Восьмерка — это только что сделанное напоминание про зарядку по утрам, девятка — это действующее напоминание учить английский каждый день. Прогресс есть, но не 100%.

Если перевести календарь на показ месяца, по зачеркиваниям можно быстро сделать вывод об успешности достижения цели.

Я начинал пользоваться календарь в 2012, тогда я работал в государственной организации по работе со студентами и каждый месяц отчитывался о проведенных мероприятиях, встречах и мастер-классах. Вспомнить в конце месяца о том, какой мастер-класс был третьго я не мог, поэтому использовал календарь, в котором хранил мастер-классы. Значки «+» ставил, если закрывал это мероприятие успешно.

Календарь умеет раскрашивать мероприятия в разные цвета, сейчас я это использую чтобы быстро понять, по какому проекту у меня больше всего созвонов.

Ремайндеры

Ремайндер — это приложение, в котором можно быстро записать какую-то заметку, а потом, заметка сама о себе напомнит. В Айфонах по-умолчанию стоит программа Reminders или «Напоминания» в русскоязычной локализации.

Все ремайндеры, что я пробовал, почти не отличаются друг от друга по функционалу и возможностям. Все умеют тегировать задачи, делать разные списки и синхронизироваться на разных устройствах. Поэтому выбор тут субъективный, я перечислил три, которые мне больше всего понравились, простые и быстрые.
Но вместо ремайндеров я предпочитаю использовать Гугл-календарь, который не умеет отображать список дел без напоминаний и целей.

Wunderlist. Вундерлист один из самых популярных кроссплатформенных ремайндеров с широкими возможностями: назначить теги, создать отдельные списки дел «Дом», «Работа», «Почитать» и т.д.

ToDoist. Ту Ду — не менее популярный, чем вундерлист, и похожий на него. Некоторые команда разработчиков используют Ту Ду в качестве CRM-системы.

Any.Do Эни ду — минималистичный ремайндер с простым интерфейсом.

Илья Слюсарев

СММщик, контент-мейкер и просто хороший человек.

Лайфхак по тайм-менеджменту: используйте для планирования гугл-календарь

Чтобы не забывать о важных встречах и проектах на работе, нужно использовать ежедневники. Но при этом необязательно покупать какие-то дорогущие молескины и приложения. Руководитель подросткового контент-маркетинга онлайн-школы английского Skyeng Аня Шерстнева рассказала, как обычный гугл-календарь помогает ей организовать рабочий день.

Какое-то время я пыталась пользоваться приложением Trello, но оно совершенно не прижилось: им неудобно пользоваться с телефона и оно не закрывает главную для меня потребность — планирование встреч. А вот гугл-календарь показал себя очень неплохо. И вот почему.

  • Он идеально подходит для того, чтобы вносить встречи в любой момент времени (дома, на работе, в баре), по работе или с друзьями. Видна картинка на каждый день/неделю/месяц.
  • Прекрасна опция настройки регулярных встреч. Не менее прекрасна опция переноса отдельной встречи из цикла и переноса текущей и всех последующих.
  • Напоминания на весь день — это one love. Мне очень нравится эта функция. А еще напоминание переносится на следующий день автоматически, если не отметить его выполненным.

Я вывела для себя несколько правил, которые использую при работе с гугл-календарем.

  • Встречи в календарь нужно вписывать сразу. Вариант «попозже запишу» может обернуться тем, что я забуду это сделать. Все окажется зря.
  • Еще я делаю подробное описание встречи. Обязательно записываю имя человека в рабочем мессенджере Slack, чтобы найти его через месяц, когда пройдет встреча, коротко описываю тему. Чем неординарнее задача/встреча, тем больше вношу информации.
  • Каждое утро я просматриваю календарь и напоминания. Это помогает составить план дня.

С компа я календарем не пользуюсь (да, вообще). Мне в сегда было неудобно ходить между вкладками, поэтому записывала все в блокноты или на стикеры. На гугл-календарь в смартфоне перешла, потому что много путешествую и таскать с собой бумажный планер показалось нерациональным, а держать встречи в голове — слишком оптимистично. Еще иногда нужно делать отложенные по сроку напоминания — например, «проверить что-то в марте 2020 года».

Бонус для тех, кто все еще ведет бумажные ежедневники: после удаления события в гугл-календаре у вас не остается вычеркнутых строк. А если много событий, место не заканчивается. Да и природу этот метод бережет. Так что я довольна.

Больше полезных лайфхаков, которые помогут управлять своим временем, вы узнаете из вебинара Skyeng по тайм-менеджменту. Скачать запись можно по ссылке.

Лучшие приложения для планирования в 2020 году 6 Время чтения

Каждый день перед нами стоят бытовые, семейные, рабочие задачи. Запомнить все и ничего не упустить очень сложно, учитывая бешеный ритм жизни и множество отвлекающих факторов. И зачем загружать память, если можно просто составить список дел на день и ни о чем важном не забыть.

Преимущества использования приложения для планирования

В последнее время блокноты и ежедневники уходят на второй план. Альтернативой служит более простой и удобный метод управления временем – специальные компьютерные программы и телефонные приложения. Почему стоит ими пользоваться?

  • Экономия времени. Из-за удобного интерфейса занесение новых дел и их редактирование занимает пару секунд. Если определенные дела повторяются, то их необязательно прописывать каждый раз заново. Достаточно просто выставить определенную периодичность. Вы будете тратить несколько минут в день на планирование, используя полученное благо на протяжении суток.
  • Электронный список дел всегда под рукой на устройстве, которое удобнее всего использовать: смартфон, планшет, ноутбук, стационарный компьютер.
  • Изменение плана подлежит автоматической синхронизации. Есть такие приложения, которые работают независимо от подключения к интернету. Всеми функциями можно пользоваться в оффлайн-режиме, а обновление произойдет уже при подключении к сети.

Приложения и программы позволяют хранить информацию в больших объемах. Электронной памяти всегда будет достаточно в отличие от блокнота, который имеет свойство заканчиваться.

  • Планирование в электронном формате не захламляет пространство, гарантирует, что ничего не потеряется, а на поиск необходимой информации будет уходить минимум времени.
  • Электронный план удобен для командной работы. Имеется в виду не только работа, но и семейные дела. Ведь информацией в любой момент можно поделиться с коллегами, родными или друзьями. И даже совместно вести записи.
  • Функция автонапоминания всегда служит надежной подстраховкой, если для вас характерна многозадачность и при этом забывчивость.

Признаки качественного менеджера задач

  • Мультиплатформенность. У хорошего планировщика есть клиенты под разные платформы. Заметки, идеи и задачи можно на ходу вносить в телефон, а уже дома, за компьютером, обрабатывать.
  • Удобство интерфейса. Конечно, нужно учитывать индивидуальное восприятие. Но в любом случае дизайн должен быть приятным и минималистичным, функционал удобным и интуитивно понятным, а скорость работы приложения – высокой.
  • Адаптируемость и гибкость. Любой планировщик должен помимо стандартных функций, оставлять пространство и для адаптации под свои потребности и предпочтения.

Планировщики на мобильном

Сегодня в онлайн-магазинах смартфонов можно найти различные приложения, которые помогают вести дела в электронном формате.

  • Trello охватывает все рабочие и домашние проекты. Приложение сервиса можно скачать на Android и использовать как planner для составления списка покупок, написания плана курсовой или для расстановки задач подчиненным. В приложении предусмотрен доступ к делам других пользователей (родные, коллеги, друзья), рабочие процессы можно создавать и изменять, комментировать проекты (и не один), прикреплять файлы из Дропбокс и Гугл-диска, загружать фото и видео, синхронизировать информацию. Трелло – ваш бесплатный онлайн-помощник. Обзор на сайте Trello.com.
  • Pomodoro – это простой таймер, который поможет сделать больше, но потратить меньше времени, а также восстановит утраченную концентрацию. Приложение имеет понятный интерфейс и минималистичный дизайн, не рябит рекламой, которая отвлекает, напоминает о коротких и длинных перерывах, продолжительность которых можно настраивать. Помодоро разбивает весь объем работы на 25-минутные отрезки, между которыми есть перерывы. Программа работает в такой последовательности:
  1. Создание списка заданий.
  2. Выбор одной задачи для выполнения.
  3. Запуск 25-минутного таймера.
  4. Работа над задачей до конца отсчета.
  5. Короткий перерыв длительностью 3-5 минут для отдыха.
  6. Длинный перерыв (от 10 минут до получаса) будет повторяться каждые 4 Pomodoro.
    Давайте продолжим обзор популярных планировщиков.
  • Evernote – ежедневник-планировщик для Андроид и iOS, который позволяет создавать список дел, делать напоминания, записывать голосовые заметки, сохранять интернет-страницы. Вся информация синхронизируется на любых устройствах.
  • Todoist – современный менеджер дел для того, чтобы повысить свою эффективность. Приложение фиксирует и планирует задачи, отображает прогресс. С его помощью можно улучшить свою продуктивность и выработать стойкие привычки.
  • Wunderlist – это отличная альтернатива типичным заметкам. Понятный интерфейс, быстрый доступ к органайзеру, создание списка дел, ведение совместных проектов, обсуждение и делегирование задач, прикрепление фото, презентаций, PDF файлов и т. д. Приложение доступно на любой платформе. Разные фильтры позволяют вводить и устранять задачи. К главным преимуществам можно отнести бесплатную лицензию.
  • Doo — Get Things Done – органайзер, который разбивает задачи на автономные списки и карточки, распознает контекст заметки, красиво визуализирует проект.Еще 3 приложения:
  • Timelogger – приложение для составления списка дел и отслеживания продуктивности на протяжении дня. Диаграммы и дашборды анализируют рациональность временных затрат, экспортируют статистику.
  • Notebook — виртуальный блокнот для простой структуризации информации. Приложение «подтягивает» контекстные данные с партнерских сайтов для создания красивого оформления дела. Программа отличается интуитивно понятным управлением, удобной сортировкой, возможностью синхронизации.
  • Things 3 – платный, но мощный инструмент для сортировки задач по контексту в заблаговременно созданные списки. Задачам присваиваются разные атрибуты: теги, даты, галочки и т. д. Предусмотрена гибкая сортировка, приоритетность, наглядная демонстрация завершенных дел.
Топ-пост этого месяца:  Информация для группы пользователей

Планировщики для компьютера

Программный продукт для тех, кто не может повременить и желает срочно заняться тайм-менеджментом, сегодня разнообразен. Программ для компьютера придумано не меньше, чем приложений для телефона. Их также используют для профессионального и личного тайм-менеджмента, постановки задач, напоминаний, ведения календаря и т. д.

  • Lighting – предлагает календарь и планировщик задач. Это неплохой выбор для построения личных планов.
  • eM Client – универсальный коммуникатор с почтой и обменом мгновенными сообщениями, работой с социальными сетями, календарем, блокнотом и менеджером контактов. Некоторыми данными можно обмениться с другими пользователями и устройствами.
  • Rainlendar – небольшой календарь, который находится на рабочем столе для мгновенного доступа к сделанным и запланированным задачам. Приложение имеет минимум требований к системе, легко настраивается. Просмотры записей можно синхронизировать локально или удаленно с разными программами.
  • Google Calendar Client – простое приложение с доступом к данным без интернет-подключения. Программа требует подсоединения к сети только при обновлении информации. Предусмотрено использование без потребности в инсталляции.
  • LeaderTask – мультиплатформенный органайзер с эргономичным и понятным функционалом, что особенно ценен в деловой сфере. Все главные события, заметки и задания презентованы в календарной сетке. Такая визуализация помогает легко ориентироваться в списке дел. Для любой задачи можно выбрать свой цвет, добавить файл или фото. А важный проект делится на подзадания с расстановкой напоминаний и приоритетов. Настроенные под себя фильтры сортируют дела по определенным критериям и позволяют легко находить нужные заметки. Переход с одного режима на другой легко переключается. Одним словом, это оптимальная программа для задач любой сложности. Доступен пробный 45-дневный период, в дальнейшем необходимо приобрести платную лицензию.2 планировщика, которые многие хвалят:
  • Any.DO работает на Гугл.Хроме. В незамысловатом интерфейсе разберется любой пользователь. Приложение распознает устную речь. Поэтому управлять делами можно при помощи голосовых команд, а органайзер будет делать заметки, перемещать их в папки, устанавливать приоритетность и настраивать повторы. Для больших проектов предусмотрен доступ к комментариям и расширенным описаниям. Все данные при желании сохраняются в Excel, чтобы отредактировать или использовать для других целей. Задание включает закрепление списка контактов, уведомлений, заметок, проектов, повторов и т.д. Есть геолокация. Использование программы – бесплатное.
  • Doit.im – универсальный планировщик задач для разных ОС. Платная версия предусматривает синхронизацию со всеми устройствами. Для программы характерно наличие множества элементов. Приложение сортирует задания по заданным параметрам: приоритетность, время выполнения, место и пр. Имеется и выбор по тегам, работа с геометками. Настройка времени и дат размещает задания в автоматическом порядке по разделам. Раздел «Список ожидания» создан для настройки дел в зависимости от прошедших и запланированных событий.

Почему планирование улучшит вашу жизнь?

Современный ритм жизни нельзя назвать размеренным и спокойным. Из-за нехватки времени, сил и средств человек живет в постоянном аврале и подвергается стрессам. А состояние жесткого цейтнота вряд ли положительно сказывается на рабочей эффективности и личной жизни. Из-за эмоционального напряжения ухудшается производительность, человек быстро устает и ощущает апатию ко всему.

Поэтому тайм-менеджмент – это уже не просто мода, а необходимость в современной жизни. Именно фокус внимания на правильном управлении временем является главным секретом всех успешных людей. Они много работают и все успевают. Они нацелены не на процесс, а на результат. Поэтому если вы твердо решили использовать планировщики для улучшения качества жизни, не отступайте от намеченной цели, пока тайм-менеджемент не станет вашей второй натурой.


6 лучших программ для планирования дел

Даже если вы беспечный человек, вам все равно приходится хотя бы иногда составлять список первоочередных дел. Это может быть, например, список покупок или вещей перед сборами в отпуск. CHIP расскажет, как удобней составлять такие списки и управлять запланированными задачами.

Создание списка дел и задач — весьма полезная привычка. В эпоху компьютеров, смартфонов и планшетов это уже не мятые бумажки с записями, написанными впопыхах, которые легко потерять. Списки дел в электронном виде удобно сортировать, распределять по категориям и присваивать им метки, а также настраивать напоминания. Списки дел или todo-листы — удобная вещь, упрощающая повседневную жизнь.

В этой статье CHIP рассмотрит наиболее популярные приложения для управления списками дел — для компьютеров, мобильных устройств и их онлайн-аналоги. Интересно, что приложений для создания и хранения списков дел для ПК существует не так много. Большинство таких программ — либо мобильные приложения, либо веб-сервисы.

Это объясняется очень легко: современный активный человек должен иметь возможность управлять своими делами и задачами в любом месте и в любое время, а не только тогда, когда он находится за своим компьютером. Вполне логично, что и директор компании, и домохозяйка захотят иметь свой список задач «в кармане», чтобы заглянуть в него, находясь в пробке, в детской поликлинике или в перерыве между встречами либо совещаниями.

Кроме того, весьма важной функцией некоторых сервисов и приложений является оповещение других пользователей, участвующих в выполнении задачи, о намеченном событии.

Деловой органайзер

Название: LeaderTask 20
Сайт: leadertask.ru
Стоимость: от 1990 до 2225 руб.
Платформа: Windows, Android, iOS

Деловой органайзер — LeaderTask

Среди приложений для планирования LeaderTask наиболее популярна, прежде всего потому, что это — мультиплатформенное решение. Пользователям LeaderTask доступны версии для ПК и мобильных платформ — Android, iOS с возможностью синхронизации данных между устройствами.

После запуска Windows-клиента LeaderTask значок программы размещается в системном трее, обеспечивая таким образом простой и удобный доступ к приложению. Пользователи могут добавлять в базу LeaderTask заметки и задачи. Программа удобна тем, что на одном экране здесь представлены сразу же списки задач и заметок, а также список встреч, расположенный прямо на календарной сетке.

Задачи в LeaderTask можно сразу же присваивать проектам, что в дальнейшем упрощает их упорядочивание и поиск. Десктопная версия программы поддерживает drag&drop —задачи можно присваивать проектам простым перетягиванием их на список проектов. Точно так же можно назначать задачи конкретным датам — достаточно задачу просто перетащить на нужную дату или в сетку календаря на нужное время.

Для каждой задачи можно присвоить целый ряд дополнительных параметров, в том числе цвет, которым задача будет выделена в общем списке. Задания могут сопровождаться текстовым комментарием, к ним можно также прикрепить файл. Для сложных задач LeaderTask позволяет добавлять подзадачи. Есть возможность задавать приоритеты, настраивать напоминание.

Использование фильтров в LeaderTask позволит удобно управлять задачами, проводить поиск нужных. Фильтры можно строить на основе нескольких критериев отбора. В том числе программа позволяет построить фильтры на основе календаря, отобрав таким образом задачи, которые запланированы для определенного промежутка времени. В окне программы можно переключаться между режимами календаря, проектов, категорий, контактов.

Кстати, список контактов — одна из необычных функций программы для управления задачами. Программа дает возможность создать (импортировать из смартфона) список контактов и привязывать к ним задачи. Благодаря этому можно увидеть, какие задачи были поручены тому или иному человеку — сотруднику или знакомому. В целом LeaderTask представляет собой программу для удобной оптимизации и систематизации задач, которые возникают перед пользователем. Попробовать программу можно бесплатно в течение 45 дней.

Плюсы: Полностью локализована, есть приложения для мобильных ОС, наличие фильтров, поддержка проектов

Минусы: Высокая стоимость лицензии

Удобный список дел

Название: Any.DO
Сайт: any.do/#anydo
Стоимость: бесплатно
Платформа: Android, iOS, Google Chrome

Удобный список дел — Any.DO

Данное приложение имеет версии не только для iOS и Android, но и в качестве приложения для браузера Google Chrome. Any.DO имеет простой и удобный интерфейс. В мобильных версиях сортировать списки можно обычным перетаскиванием их элементов. Одно из преимуществ программы — задания можно проговаривать вслух, а мобильная версия воспримет сказанное и сохранит его в виде текстовой заметки. Есть поддержка и русского языка.

При добавлении задания Any.DO позволит перемещать задания в папки, помечать их важность, настраивать повторение задания, добавлять к нему расширенное описание. К заданию можно прикрепить элемент списка контактов, например, если добавляемая задача — это встреча с кем-то из знакомых или друзей. Одновременно с этим можно настроить отправку этому человеку уведомление о добавленной задаче. Благодаря этой возможности приложение Any.DO можно использовать как инструмент планирования задач для сотрудников небольшой компании.

В программе присутствует возможность установки геолокационных меток для задач и настройка напоминаний в соответствии с местом нахождения пользователя. Например, программа сможет напомнить пользователю купить определенные продукты, если он оказался в торговом центре или подскажет ему выкупить билеты на премьеру, если пользователь оказался возле билетных касс.

Очевидно, что список продуктов и напоминание нужно настроить заранее. В приложении Any.DO автоматически формируются задачи на основе пропущенных или отклоненных телефонных звонков, содержимое задачи — перезвонить по заданному номеру. Программа оснащена возможностями синхронизации данных между устройствами, а также — со списком задач Google Tasks. Также есть возможность хранить резервную копию созданных списков.

Плюсы: Есть голосовой ввод, геолокационные метки, синхронизация и оповещение других пользователей

Минусы: не всегда корректно локализованы пункты меню

Скрупулезный планировщик

Название: 2Do: Todo List | Task List
Сайт: 2doapp.com
Стоимость: от 245 руб.
Платформа: Mac, iOS, Android

Скрупулезный планировщик — Todo List | Task List

Программа 2Do: Todo List | Task List представляет собой удобный планировщик задач для Android-устройства. Пользователям доступны добавление задач, использование для них тегов и присваивание им геолокационной метки, позволяющий определить место реализации этой задачи (дома, в офисе, в торговом центре).

Основные принципы приложения построены с использованием известной системы планирования Getting Things Done. Отдельные записи в 2Do: Todo List | Task List можно защитить паролем. В программе нет собственного хранилища данных, зато в ней можно настроить синхронизацию с вашим аккаунтом в Dropbox. А значит, к данным вы получите доступ с любого мобильного устройства.

Плюсы: Синхронизация списков дел с разными устройствами, в том числе, с iOS-смартфонами и планшетами

Минусы: Нет бесплатной версии

Задачки для профи

Название: Doit.im
Сайт: doit.im
Стоимость: бесплатно (Pro-версия — 20$ в год)
Платформа: Windows, Mac, iOS, Android

Задачки для профи — Doit.im

Данный онлайн-сервис является универсальным решением для различных платформ. Вы можете работать в планировщике через программы для Windows и Mac или с помощью мобильных приложений для Android и iOS. Бесплатная версия для ПК реализована в виде веб-сервиса или плагина для браузеров Firefox, Safari, Chrome. У платной Pro-версии Doit.im есть клиентские приложения для Windows и Mac OS.

В случае использования платной Pro-версии сервис Doit.im обеспечивает синхронизацию списков дел между всеми устройствами, на которых установлен и подключен сервис. Программа построена на принципах использования известной идеологии Get Things Done (GTD), поэтому здесь вы найдете контексты, цели и другие элементы этой системы таймменеджмента. Пользователи Doit.im могут дополнять списки в полном и кратком режиме.

Во втором случае вводится только название задачи, а в полном режиме указывается дата, место, папка, приоритет и тэги. В программе предусмотрена удобная сортировка задач по различным критериям, в том числе по времени окончания, месту, проекту или приоритетам. Есть и отбор по тэгам. В зависимости от даты и приоритета задачи будут автоматически размещаться по соответствующим папкам. Например, «Завтра» — это папка с задачами, которые нужно завершить на следующий день. В программе предусмотрены геотеги — указание мест выполнения задачи.

Для определенных задач, выполнить которые можно при выполнении определенного условия, в Doit.im существует специальный список под названием «список ожидания». Еще одна особенность Doit.im — наличие специального раздела целей и контекстов.

Контексты — это в определенной степени аналоги геолокационных меток, однако более универсальные. Контекстом может быть «работа» — задачи, которые могут быть выполнены, когда пользователь находится на рабочем месте, «дом» — задачи, связанные с домашними делами, «компьютер» — задачи, которые стоит выполнить на ПК и т.д.

Плюсы: Многоплатформенность, синхронизация между устройствами

Минусы: Запутанный интерфейс, сложно осваивать тем, кто не знаком с Get Things Done

Простой менеджер списков дел

Wunderlist

Сайт: wunderlist.com
Стоимость: бесплатно
Платформа: Windows, Mac, iOS, Android

Простой менеджер списков дел — Wunderlist

Wunderlist реализована в качестве мобильного приложения, а также есть веб-версия. Задачи в Wunderlist сохраняются в списках. К сожалению, это единственный инструмент категоризации записей, доступных пользователям сервиса. Теги или категории в веб-версии не поддерживаются. Определенной компенсацией этого недостатка является удобное добавление и редактирование задач в Wunderlist. П

ри редактировании задачи есть возможность добавить даты начала и напоминания, установить интервал повторения для повторяющихся задач, добавить подзадачи и текстовые заметки. Отдельные задачи можно помечать как выделенные — вероятно, таким образом авторы сервиса предлагают выделять самые важные задачи из общего списка. Кроме того, пользователям Wunderlist доступно простое упорядочивание списка задач — поменять их местами можно простым перетягиванием мышью.

В левой части экрана представлены списки — как созданные пользователем, так и стандартные: Inbox (актуальные), Starred (помеченные), Today (запланированные на сегодня), Week (запланированные на неделю). Если пользователю необходим простой список задач, без особенных настроек категорий — Wunderlist вполне можно рекомендовать. Тем, кто не обойдется без категорий, Wunderlist вряд ли подойдет.

Плюсы: Простота использования, мультиплатформенность

Минусы: Нет привычных категорий и тегов

Онлайн-управляющий

TODOist

Сайт: todoist.com
Стоимость: бесплатно
Платформа: онлайн-сервис

Онлайн сервис TODOist.com обладает минимальным набором функций для управления задачами. В то же время его можно использовать как мощный инструмент повышения персональной продуктивности. Единственный его недостаток — многие настройки и функции сервиса доступны с помощью встроенных команд сервиса. Например, добавление к названию задачи даты, перед которой записан символ «@», позволит автоматически назначить дату к задаче.

Метки в TODOist тоже должны начинаться с символа «@». Кроме того, сервис поддерживает разнообразные горячие клавиши, упрощающие управление задачами. Для группировки задач в TODOist существуют проекты. Для сортировки задач в TODOist используются специально сформулированные запросы, ввести которые можно в поле для ввода запроса.

Таким способом можно отобрать задачи, запланированные на следующий день. Для этого достаточно ввести запрос «завтра» или задачи на ближайшие 5 дней — в этом случае запрос будет выглядеть «5 дней». Дополнительным преимуществом TODOist является использование плагинов для браузеров Google Chrome и Mozilla Firefox. С помощью этих плагинов можно отобразить панель со списком задач в виде боковой панели браузера, а добавлять новые задачи можно через кнопку, расположенную на панели инструментов TODOist.

Кроме бесплатной, существует и коммерческая версия TODOist стоимостью около 70 руб. в месяц или 1100 руб. в год. Пользователи платных версий могут добавлять к своим задачам комментарии, получать напоминания в виде SMS, проводить экспорт задач в Google Calendar или в Outlook.

Плюсы: Простой интерфейс, возможность использовать плагины для браузеров

Минусы: Сложно привыкать использовать горячие клавиши и особый синтаксис системы

10 полезных функций Google Календаря, которые вы могли игнорировать

Представительница команды HubSpot Джинни Минео активно пользуется Google Календарем и собрала несколько полезных функций, которые могут пригодиться как индивидуальным, так и корпоративным юзерам. Изучайте и берите на заметку.

Топ-пост этого месяца:  Знакомство с иконочными шрифтами, начиная с Font Awesome и IcoMoon

Создавайте отдельные календари для разных целей

Когда вы только начинаете пользоваться Календарем, у вас есть всего один календарь – он обозначен вашим именем на левой боковой панели инструмента.

Если вы хотите использовать свой календарь для нескольких целей, например, для планирования рабочего времени или создания повторяющихся напоминаний, то у вас для этого есть только одна вкладка. Однако это может быть не очень удобно, так как все эти задачи будут отображаться в одном окне. Это может привести к тому, что важные неповторяющиеся задачи потеряются в потоке рутинных действий.

Чтобы таких неурядиц не возникало, нужно просто создать отдельные календари под разные задачи. Сделать это просто: нужно только нажать кнопку «Добавить календарь» (над вашим именем в левой боковой панели), придумать название и нажать на кнопку «Создать календарь»:

Важно: вы можете менять цвета календарей, чтобы было легче отслеживать, что необходимо сделать в тот или иной день.

Планируйте встречи при помощи функции «Предлагаемое время»

Пробовали когда-нибудь организовать встречу с несколькими сильно занятыми людьми одновременно? Тогда вы наверняка знаете, как это непросто, учитывая все пересечения в расписании группы. Но Google Календарь может помочь.


Чтобы найти время, которое устроит всех, добавьте участников будущей встречи в мероприятие. Для этого нажмите на «Создать», после чего откроется страница, где можно будет выбрать время, подходящее для всех.

Важно: у потенциальных участников встречи должен быть аккаунт в Google и заполненное расписание в Календаре соответственно. Кроме того, Календари гостей должны быть в открытом доступе для организатора встречи.

Добавьте Google Hangout

Google Hangout – это приложение от Google для проведения видеоконференций. Если не все участники встречи могут присутствовать на ней лично, можно организовать удаленное общение при помощи приложения Google. Сделать это просто, достаточно нажать кнопку «Добавить видеоконференцию» в меню встречи.

Приложите все необходимые материалы

Рабочие встречи зачастую предполагают разбор какой-либо проблемы или обсуждение плана. И тут не обойтись без дополнительных материалов, которые потребуются всем участникам.

Чтобы не высылать все необходимое отдельным письмом, добавьте материалы непосредственно в мероприятие. Это поможет избежать задержек и путаницы во время встречи.

Чтобы сделать это, необходимо нажать на значок скрепки при создании мероприятия.

После нажатия на значок откроется специальное меню. К встрече можно добавлять как сторонние материалы, так и те, что хранятся на Google Диске организатора.

Укажите рабочие часы

У всех нас разное рабочее расписание. Кто-то сидит в офисе с 9 до 6 вечера, а у кого-то плавающий график. Иногда происходит так, что эти два мира сталкиваются. Если вы работник с нестандартным расписанием, которое не может запомнить никто из ваших коллег, то этот пункт для вас.

«Рабочие часы» – это функция, которая уведомляет других пользователей, пытающихся назначить вам встречу во внеурочное время, о вашем расписании. Иными словами, если вы работаете с 15:00 до 21:00, а вас хотят пригласить на мероприятие, которое пройдет в 13:00, то организатор получит сообщение, в котором будет указано, что ваши рабочие часы начинаются в 15:00.

Чтобы указать свое рабочее время, необходимо открыть меню настроек в верхнем правом углу, после чего в разделе «Общее» выбрать «Рабочее время» и указать нужные вам часы.

Важно: данная функция доступна только тем, кто пользуется учебным или бизнес-аккаунтом.

Укажите место встречи

Вопросы логистики для многих оказываются довольно сложными. Предположим, вы назначили встречу в кафе Starbucks. Однако в вашем городе может быть несколько таких точек, и участники мероприятия вполне могут перепутать локацию.

В Google Календаре можно указать конкретное место встречи, с адресом. А все участники легко могут найти его с помощью Google Карт.

Добавить место можно в меню встречи:

Укажите интервалы встреч

Данная функция доступна только для корпоративных и учебных аккаунтов Google и позволяет указывать интервалы, когда вы можете встретиться с коллегами.

Чтобы воспользоваться функцией, необходимо открыть свой календарь и кликнуть по любому интервалу календарной сетки. Во всплывающем окне нужно будет выбрать опцию «Интервалы для встреч».

Интервалами для встреч можно делиться с коллегами. Для этого потребуется кликнуть по интервалу и выбрать «Изменить мероприятие», после чего нужно открыть календарь. Затем необходимо скопировать URL страницы календаря из адресной строки браузера и отправить ссылку всем, кого вы хотите уведомить о возможности назначать встречи в этот период.

Добавляйте интересные календари

Google Календарь позволяет следить за различными событиями из мира спорта, праздниками и даже фазами луны. Чтобы добавить себе один из таких календарей, необходимо нажать на «Добавить календарь» на левой боковой панели инструмента и выбрать «Интересные календари».

Делитесь календарем с другими пользователями

Google Календарь позволяет контролировать, кто может видеть ваше расписание, а также дает возможность выбрать, могут ли сторонние пользователи вносить в него правки.

Чтобы открыть другим пользователям доступ к своему календарю, необходимо кликнуть по кнопке настроек в левом боковом меню:

В открывшемся меню можно будет выбрать один из следующих вариантов:

  • Сделать календарь публичным.
  • Предоставить доступ отдельным пользователям.
  • Настроить уведомления о мероприятии.

После того, как вы выберете нужные варианты, можно будет вернуться к календарю – все настройки сохранятся автоматически.

Используйте быстрые клавиши

Да, они работают и в Google Календаре и значительно упрощают работу, если их запомнить или держать под рукой открытый список. Например, чтобы создать мероприятие, вам потребуется только нажать клавишу «c», а «t» откроет сегодняшний день. С полным списком можно ознакомиться в Справке.

Заключение

Google Календарь – отличный выбор как для новичка, так и для опытного пользователя различных планировщиков задач. Однако если вам по какой-то причине захочется разнообразия, всегда можно выбрать новый сервис. Например, один из тех, что были рассмотрены в этой статье.

Как Agile и Google календарь изменили мою жизнь

Как менеджер проектов в своё время я попытался интегрировать различные Agile/SCRUM методики в свою повседневную жизнь. Ведь она тоже в каком то смысле является долгосрочным и довольно динамичным проектом.

Неоднократно пробовал использовать популярные GTD инструменты, но в итоге именно Google календарь ввиду своей наглядности и привязке ко времени — оказался наиболее эффективным. Получается такой вот Self SCRUM Board с итерациями и планерками 🙂

Как это работает

Утром в понедельник — planning meeting
Планируется грядущая неделя (итерация), производится учет и планирование бюджета (с привлечением супруги при необходимости). Задачи которые надо бы сделать, но не факт что хватит времени — планируются на четверг/пятницу. Также можно сразу накидать примерный план на следующую неделю.

Каждый день с утра — daily meeting
Запланированные задачи взвешиваются в соответствии с текущим положением вещей (погодой, настроением, проблемами или наоборот освободившимся временем и.т.д.). Что-то переноситься на другой день, что-то наоборот добавляется. На этом этапе важно по крайней мере большую часть задач примерно раскидать по времени, а не оставлять в состоянии «Весь день». Так появляется четкий ToDoList и день с большей вероятностью проходит как по маслу.

В пятницу — ретроспектива
Оцениваются результаты рабочей недели, если что-то важное всё же не сделано — при возможности это планируется на выходные. Если выходные свободны — планируется отдых с семьей.

Backlog

В качестве backlog’а (общего списка задач) выступает MindMeister с планированием по месяцам/годам. В основном потому что там можно привязывать к вехам картинки, а это удобно при планировании жизни/постановке больших задач и целей. Так например, недавно у меня пол года красовалась фотография одной базы отдыха, пока я наконец-то туда не съездил.

Но вообще для backlog’а вполне сгодятся Google Tasks с размещением справа от календарей (раньше именно их и использовал). Главное чтобы бэклог был простым, иначе он будет съедать незаслуженно много времени. А это уже как раз снижение личной эффективности. Ну и важно, чтобы цели достигались в конце концов и разбивались на мелкие и измеряемые задачи (не «выучить английский язык», а «позвонить туда-то, записаться на курсы» и планировать на сегодня в календари), иначе какой во всём этом тогда смысл.

Маркировка

Задачи маркируются вручную. Конечно удобнее было бы ставить галочки, но это возможно только для Google тасков. А их нельзя назначать на конкретное время и делать нескольких видов/цветов, что уже не так удобно. Остается лишь надеется, что со временем Google исправит положение.

Значения следующие:
«Префикс /» — thing is done.
«Префикс x» — задача зафейлена и переносу не подлежит (shit happens).
«Префикс ?» — задача под вопросом (редко но бывает).

Календари

Задачи поделены на основные типы по календарям:

  • Фиолетовый — работа
  • Зеленый — личные дела
  • Розовый — общий календарь с женой (да-да, и ее я тоже заставил этим пользоваться))
  • Серый — вторичные дела (хорошо бы сделать, но не убежит)
  • Голубой — регулярные дела (парикмахерская, учеба итд)
  • Красный — очень важные события

Ну и плюс ряд внешних календарей (дни рожденья, погода, луна, праздники России и.т.д.).

Вдобавок сверху можно разместить бессрочную задачу и написать на ней что-нибудь мотивирующие вроде «Ходи в спортзал, не сиди допоздна, кушай в меру и.т.д.», и эта полоска постоянно будет мозолить глаза (надо только цвет правильно подобрать).

Достоинства

В результате я точно могу сказать, что делал в любой из прожитых дней начиная с июня 2008го года. А еще, благодаря описаниям — я без проблем могу найти и сказать, что например прописывал мне врач в прошлый раз при гриппе (плюс местоположения, графики работы и.т.д.).

Раньше получалось выполнять по 4-5 базовых задач в день. Спустя годы это значение периодически доходит до 10-20 задач в день. Надо только встать пораньше и зарядится хорошим настроением.

Если я что-то обещаю или планирую, то в большинстве случаев — делаю (независимо от реальной важности). Главное занести это в планы, до того как оно вылетит из головы ))

Недостатки

Основной проблемой как в любой системе — является лень. Иногда доходит до того, что таски месяцами планируются на выходные, но постоянно перетаскиваются на следующую неделю и всё никак не сделаются (мой основной epic task «отсортировать архив фотографий», блин их же там тысячи. ).

Также иногда ловлю себя на том, что слишком часто открываю Google календари и тупо сижу пялюсь в них, вместо того чтобы что-то полезное в данный момент сделать. Но это опять же личный фактор, с которым нужно бороться везде.

А как же burn down chart и прочие Agile/SCRUM плюшки?

В топку. Нет, ну правда — всё хорошо в меру ;). Ведь в итоге:

  • Личности и их взаимодействия важнее, чем процессы и инструменты
  • Реакция на изменения важнее, чем следование плану

P.S: первый пост и всё такое, не судите строго

Up: Чтобы календари выглядели как на картинке выше нужно зайти в Настройки — Общие — Режим просмотра по умолчанию: Вид по выбору пользователя; Ваш режим просмотра: 2 недели

Работа с гугл календарем

Как сделать планирование в гугл календаре

Здравствуйте уважаемые читатели!

В этой статье я хочу сделать для вас обзор одного очень полезного инструмента от гугла для управления временем и планирования задач. Он очень хорошо подойдёт для деятельных людей, которые постоянно чем-то занимаются.

Лично мне календарь необходим для планирования моей работы по этому блогу. Этот инструмент называется гугл календарь.

Итак приступим, для начала заходим в поисковик и вводим там Google календарь, после этого нас перебрасывает на страницу поисковой выдачи в моём случае это яндекс.

Первым сайтом идёт гугл календарь. Нажимаю и попадаю в панель календаря. Если у вас нет аккаунта от гугла, то тогда вам необходимо будет его завести.

Буду делать календарь на месяц, поэтому перехожу на месячный вид календаря, таким образом на экране монитора получился весь месяц перед глазами. Вы можете делать календарь на тот период времени, который нужен вам.

Я хочу сделать календарь с несколькими событиями ежедневно, и они буду выделены разными цветами. Для этого мне нужно создать несколько календарей и делается это через кнопку Создать в пункте Мои календари. Нажимаем её и создаём ещё один календарь.

В поле Название я написал Наполнение и нажимаю кнопку создать.

Затем захожу в Мои календари выбираю календарь Наполнение и здесь я могу выбрать цвет моего будущего календаря. Я выбрал зелёный. Затем создаю ещё один календарь и называю его Продвижение, выбираю синий цвет.

А вот основной календарь в который я захожу через пункт Настройки меняю на Администрирование. Таким образом у меня получилось три календаря, которые я создал и помимо них ещё два уже были созданы это Дни рождения и Напоминания.

Теперь на каждый вид календаря я могу создавать свои события. Я решил запланировать написание 6 постов в неделю с понедельника по субботу. Воскресенье выходной. При этом в определённый день недели будет пост по своей теме:

  • Пн. — пост – в виде обзора
  • Вт. — пост – в виде вопроса
  • Ср. — пост – в виде мнения
  • Чт. — пост – в виде списка
  • Пт. — пост – в виде ссылки
  • Сб. — пост – в виде решения проблемы

Допустим в первое число месяца я решил сделать днём идей, что писать на блоге весь месяц. Таким образом я выбираю 1 число ноября нажав левой кнопкой мыши и пишу Идеи блога, после этого ниже выбираю календарь Администрирование. Ура! Первое мероприятие создано!

Затем я опять выбираю первое ноября это у нас вторник и во вторник по плану у меня пост в виде вопроса. Посты относятся к календарю Наполнение. При этом посты вопросы у меня запланированы на все вторники месяца, поэтому я нажимаю на созданный пост в календаре и выбираю пункт – Изменить мероприятие.

В новом окне я ставлю галочку под числами в пункте – Повторяющееся мероприятие, и в появившемся окне выбираю – Каждую неделю – Вторник, нажимаю Готово и Сохранить большую красную кнопку в левом верхнем углу.

Таким образом в календаре во всех вторниках месяца появился Пост вопрос.

Далее тем же способом я заполняю каждый день недели по постам. Добавив задачи из Администрирования на каждую субботу – Планирование постов, а также Анализ статистики блога на последний день месяца.

Также у меня есть задачи Продвижения — Комментирование, Участие в форумах, Написание гостевых постов, которые я запланировал на три дня недели:

В итоге у меня получился вот такой вот готовый календарь на месяц от гугл.

Таким образом в ноябре у меня получилось 26 дней в которые я буду работать по блогу. Из них первый и последний день содержат по 3 задачи, 16 дней по 2 задачи и 8 дней по одной задаче.

Гугл календарь очень удобный планировщик, лёгкий в освоении и способный помочь вам в составлении планов на любой временной срок. Рекомендую вам пользоваться этим инструментом в вашем планировании.

При необходимости его можно распечатать делается это из вкладки — Ещё.

Также можно сохранить календарь на свой компьютер.

Надеюсь статья будет вам полезной, если возникнут какие-то вопросы пишите в комментариях постараюсь найти ответ.

Добавить комментарий